Яндекс почта для бизнеса: как подключить почту на своём домене — инструкция для новичка

Что такое яндекс почта для бизнеса и чем она отличается от обычной

Яндекс почта для бизнеса — это ящики на домене вашей компании в сервисе Яндекс 360 для бизнеса. Вместо адреса ivanov@yandex.ru сотрудники получают адреса вида info@example.ru и sales@example.ru, а письма хранятся и обрабатываются на стороне Яндекса.

Личный ящик на yandex.ru принадлежит человеку: пароль знает только он, а компания не контролирует доступ. В бизнес-версии ящиками управляет администратор организации. Он создаёт и отключает ящики, сбрасывает пароли и сразу закрывает доступ уволенному сотруднику. Переписка с клиентами при этом остаётся в компании.

Почта на своём домене работает через DNS (Domain Name System, систему доменных имён): нужно добавить 4 типа записей, а подключение состоит из 7 шагов. Изменения в DNS применяются от 15–30 минут до 24 часов. Подробный разбор настройки есть в материале про настройку доменной почты.

Такая почта решает несколько задач:

• общие адреса info@example.ru и sales@example.ru, которые не привязаны к одному человеку;
• единое оформление: все письма приходят с адреса вашего домена;
• централизованное управление ящиками и паролями;
• передача рабочей почты другому сотруднику при смене должности.

Как работает почта на своём домене: MX, SPF, DKIM и DMARC

Почта на своём домене работает через 4 типа DNS-записей (Domain Name System, система доменных имён). Когда кто-то пишет на info@example.ru, сервер отправителя смотрит MX-запись (Mail Exchanger, почтовый обменник) и узнаёт, куда доставить письмо. Для Яндекс 360 для бизнеса это mx.yandex.net с приоритетом 10. Старые MX-записи хостинга удалите, иначе часть писем уйдёт не туда.

Три остальные записи защищают домен от подделки. SPF (Sender Policy Framework) определяет, каким серверам можно отправлять письма от вашего домена. DKIM (DomainKeys Identified Mail) ставит на письмо цифровую подпись, а получатель сверяет её с открытым ключом в DNS. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) задаёт политику: что делать с письмом, не прошедшим проверку.

Что и в какой записи указывается:

• MX: mx.yandex.net, приоритет 10;
• SPF: TXT-запись v=spf1 redirect=_spf.yandex.net, на домене должна быть ровно одна SPF-запись;
• DKIM: TXT-запись с открытым ключом, значение выдаёт панель Яндекс 360;
• DMARC: TXT-запись на _dmarc, для старта p=none, позже политику ужесточают.

Обычное значение TTL (time to live, время жизни записи в кэше) — 3600 секунд, то есть 1 час. После изменений DNS обновляется от 15–30 минут до 24 часов, поэтому не пугайтесь, если проверка сразу не проходит. Подробнее о синтаксисе читайте в материале как составить SPF-запись, а порядок внесения записей разобран в статье как настроить DNS для Яндекс 360.

Как подключить домен и создать ящики: пошаговая инструкция

Подключение домена к Яндекс 360 для бизнеса занимает 7 шагов и около 30 минут вместе с настройкой DNS (Domain Name System, система доменных имён). Вся работа идёт в двух местах: в панели Яндекс 360 и в DNS-зоне домена у регистратора. Если не знаете, где у вас редактируются записи, посмотрите, как устроена панель управления доменом.

В примерах ниже используется домен example.ru и два ящика: info@example.ru и sales@example.ru. Подставьте вместо них свои значения. Для всех записей обычно ставят TTL (time to live, время жизни записи) 3600 секунд, то есть 1 час.

Проходите шаги строго по порядку, потому что ящики не заработают, пока Яндекс не подтвердит домен и не увидит верные записи:

1. Откройте Яндекс 360 для бизнеса, войдите под аккаунтом Яндекса и создайте организацию.
2. В панели администрирования выберите подключение домена и введите example.ru.
3. Подтвердите владение доменом: добавьте TXT-запись (текстовую запись DNS) со значением из панели или выберите другой способ подтверждения, который предложит панель.
4. Добавьте MX-запись (mail exchanger, адрес почтового сервера): значение mx.yandex.net, приоритет 10. Старые MX-записи хостинга удалите, иначе часть писем уйдёт не туда.
5. Добавьте SPF (Sender Policy Framework, список разрешённых отправителей): TXT-запись v=spf1 redirect=_spf.yandex.net. На домене должна остаться ровно одна SPF-запись. Затем создайте DKIM (DomainKeys Identified Mail, цифровая подпись писем): TXT-запись с открытым ключом, который панель выдаёт для вашего домена.
6. Создайте ящики info@example.ru и sales@example.ru, задайте пароли и раздайте доступ сотрудникам. После этого отправьте письмо с каждого ящика на внешний адрес и ответьте на него, чтобы проверить и отправку, и приём.

Изменения в DNS обычно применяются от 15–30 минут до 24 часов. Пока записи не обновились, панель может показывать ошибку подтверждения или ненастроенный домен, и это нормально: подождите и нажмите проверку повторно. Если ящиков нужно много и важна полная независимость от сервиса, изучите вопросы о VPS и рассмотрите собственный почтовый сервер.

Какие DNS-записи нужны для яндекс почты для бизнеса

Почта на домене example.ru работает через 4 типа записей DNS (Domain Name System, система доменных имён): MX, SPF, DKIM и DMARC. Ещё одна TXT-запись подтверждает, что домен принадлежит вам. Добавляйте их в DNS-панели регистратора или хостинга.

Перед добавлением MX удалите старые MX-записи хостинга, иначе часть писем уйдёт не на тот сервер. На домене должна быть ровно одна SPF-запись: если она уже есть, замените её, а не создавайте вторую. Две SPF-записи ломают проверку, и письма чаще попадают в спам.

Значение DKIM не придумывается: откройте панель Яндекс 360 для бизнеса, выберите домен и скопируйте открытый ключ. Для всех записей ставьте TTL (время жизни записи) 3600 секунд. Изменения применяются от 15–30 минут до 24 часов. Подробности по панели смотрите в инструкции по DNS в Яндекс 360 и в разборе настройки DNS Яндекса.

Вот записи, которые нужно создать для example.ru:

Как настроить почту в программе и на телефоне

Почтовая программа (клиент) подключается к ящику вроде info@example.ru по протоколам IMAP и SMTP. В поле логина вводите полный адрес, а не часть до символа @. Сначала включите в настройках ящика доступ по протоколам, иначе программа вернёт ошибку входа.

IMAP (Internet Message Access Protocol) хранит письма на сервере и синхронизирует папки между устройствами. POP3 (Post Office Protocol) скачивает письма на одно устройство и обычно убирает их с сервера. Если включена двухфакторная защита, вместо основного пароля создайте пароль приложения в настройках аккаунта.

Введите в программе или на телефоне такие параметры:

• входящая почта IMAP: imap.yandex.ru, порт 993, SSL;
• входящая почта POP3: pop.yandex.ru, порт 995, SSL;
• исходящая почта SMTP: smtp.yandex.ru, порт 465, SSL;
• логин sales@example.ru и пароль: основной или пароль приложения.

Частые ошибки при настройке и что с ними делать

Почти все сбои в Яндекс 360 для бизнеса сводятся к пяти причинам: не обновился MX, нет SPF или DKIM, вместо пароля приложения введён основной пароль, указан неверный порт, не подтверждён домен. Каждую причину можно проверить за несколько минут.

Сначала смотрите DNS (систему доменных имён). Записи обновляются от 15–30 минут до 24 часов, поэтому не переписывайте их повторно раньше срока. В примерах ниже используются домен example.ru и ящики info@example.ru и sales@example.ru.

Письма не приходят

Причина: MX (запись, которая указывает, куда доставлять почту) не обновился или остался старый MX хостинга. Решение: оставьте у домена одну MX-запись mx.yandex.net с приоритетом 10 и TTL 3600 секунд, старые записи удалите. Затем подождите до 24 часов.

Письма уходят в спам

Причина: нет SPF или DKIM, либо на домене две SPF-записи. Решение: оставьте ровно одну TXT-запись v=spf1 redirect=_spf.yandex.net и добавьте DKIM-ключ, который выдаёт панель для вашего домена. Подробнее читайте в материале про настройку SPF-записи.

Клиент не принимает пароль

Причина: включена двухфакторная защита, а программе нужен пароль приложения, либо в настройках ящика выключен доступ по протоколам. Решение: включите доступ, создайте пароль приложения и введите его вместо основного. Логином служит полный адрес, например info@example.ru.

Соединение не устанавливается

Причина: неверный порт или провайдер закрыл нужный порт. Сверьте настройки с рабочими значениями:

• IMAP: imap.yandex.ru, порт 993, SSL;
• SMTP: smtp.yandex.ru, порт 465, SSL;
• POP3: pop.yandex.ru, порт 995, SSL.

Если значения верны, проверьте подключение из другой сети: так видно, блокирует ли порт провайдер. Порт 25 нужен серверам, а не клиентам, подробности в статье про порт 25.

Домен не подтверждается

Причина: TXT-запись добавлена не в ту DNS-зону или ещё не обновился DNS. Решение: добавьте запись там, где размещены NS-серверы домена example.ru, и подождите до 24 часов.

Проверяйте цепочку по порядку: сначала MX, затем SPF и DKIM, потом пароль и порты. Так причина находится быстрее, чем при случайных правках.

Яндекс почта для бизнеса или другие варианты: что выбрать

Почту на своём домене можно получить тремя способами: в Яндекс 360 для бизнеса, в тарифе хостинг-провайдера или на собственном сервере. Разница в том, кто настраивает DNS (Domain Name System, систему доменных имён) и кто отвечает за доставку писем.

Во всех вариантах нужны одни и те же 4 типа записей: MX, SPF, DKIM и DMARC. DNS обновляется от 15–30 минут до 24 часов, поэтому на запуск закладывайте целый день.

Сравните варианты по четырём критериям:

Малому бизнесу и командам с несколькими сотрудниками подойдёт Яндекс 360 для бизнеса. Сайту с 2–3 ящиками проще оставить почту хостинга. Если ящиков много и нужна независимость от сервиса, узнайте, как арендовать виртуальный сервер, а сомнения по VPS (Virtual Private Server) разберите в ответах на частые вопросы.

Для кого яндекс почта для бизнеса не подходит

Яндекс 360 для бизнеса закрывает типовые задачи: ящики info@example.ru, общий домен, управление сотрудниками. Но это чужая инфраструктура, и письма хранятся на серверах сервиса, а не на вашем оборудовании. Если закон или договор требует держать данные на своём сервере, такой вариант не подойдёт.

Второй случай: особые требования к безопасности, например собственные правила шифрования, закрытый периметр или журналы под аудит. Третий случай: нестандартная доставка, то есть свои правила маршрутизации, отдельные IP-адреса для рассылок, тонкая настройка очередей. В облачном сервисе эти параметры вы не меняете.

Альтернатива — почтовый сервер на VPS (виртуальном выделенном сервере). Вы получаете полный контроль, но берёте администрирование на себя. Порт 25 нужен серверам для обмена почтой друг с другом и должен быть открыт, тогда как вашим сотрудникам хватит портов 465 и 993.

На себя придётся взять такие задачи:

• установка и обновление ПО, например Postfix и Dovecot, командой apt update;
• самостоятельная настройка MX, SPF, DKIM и DMARC;
• резервные копии ящиков минимум раз в 24 часа;
• защита от спама и контроль репутации IP-адреса;
• мониторинг очереди и журнала /var/log/mail.log.

Если ящиков немного и особых требований нет, проще остаться на сервисе: разберите настройку доменной почты. Если нужна независимость, сравните варианты VPS для почтового сервера.